Adjoint(e) exécutif(ve) à la présidence

Vous serez le(la) partenaire stratégique de la présidence : vous optimiserez l’usage du temps exécutif, structurerez l’information pour accélérer les décisions et orchestrerez la coordination des priorités avec les équipes. Votre impact sera direct sur la fluidité, la rigueur et la performance du fonctionnement exécutif.

Mission

Soutenir la présidence en optimisant l’agenda et les priorités, en préparant les décisions clés, et en assurant une coordination efficace avec les parties prenantes internes et externes.

Responsabilités clés

Gestion stratégique du temps et des priorités

• Orchestrer l’agenda exécutif selon les priorités stratégiques et les échéances.

• Filtrer, prioriser et rediriger les demandes; anticiper les besoins et préparer les livrables à l’avance.

Préparation à la prise de décision

• Produire des résumés clairs et synthèses exécutives (one‑pager, notes d’enjeu, recommandations).

• Structurer les dossiers complexes, consolider les données et clarifier les options.

Suivi des projets stratégiques

• Suivre l’avancement des projets rattachés à la présidence (jalons, risques, indicateurs).

• Organiser des rencontres de pilotage; coordonner les parties prenantes et assurer les suivis.

Traitement de l’information

• Filtrer et synthétiser l’information entrante; assurer la qualité, la cohérence et la traçabilité des documents.

• Maintenir des référentiels à jour (décisions, livrables, échéanciers).

Relations clés

• Cartographier les interlocuteurs déterminants (interne/externe) selon les dossiers.

• Préparer les rencontres (briefs, contexte, enjeux, objectifs, messages clés); assurer des communications fluides.

Soutien au comité exécutif (COMEX) et au conseil d’administration

• Planifier les rencontres; préparer et coordonner les documents (ordre du jour, cahiers, procès-verbaux).

• Assurer le suivi des décisions, des actions et des livrables.

Projets spéciaux et amélioration continue

• Contribuer à des mandats ponctuels de la présidence.

• Simplifier les processus, standardiser les gabarits et instaurer de bonnes pratiques.

Ce que vous apportez

• Organisation et anticipation : vous structurez, priorisez et voyez venir.

• Clarté et synthèse : vous transformez la complexité en livrables lisibles et actionnables.

• Jugement et professionnalisme : vous comprenez rapidement le contexte et savez challenger de manière constructive.

• Communication écrite irréprochable (français) et anglais fonctionnel

• Fiabilité, rigueur et confidentialité exemplaires.

Formation & expérience

• Diplôme collégial ou universitaire en administration (ou équivalent).

• Expérience significative auprès de dirigeants et/ou d’un conseil d’administration.

• Maîtrise des agendas complexes, des réunions exécutives et des documents de gouvernance.

Profil recherché

• Calme, stabilité et excellente gestion des émotions.

• Proactif(ve), orienté(e) solutions, à l’aise dans l’ambiguïté.

• Goût marqué pour la structure, la qualité et le travail bien fait.

• Discrétion, intégrité et sens élevé du devoir de confidentialité.